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案管理”、“文件管理”兩個(gè)基本表的字段組合在一起實(shí)現(xiàn)的。在“卷內(nèi)文件”文件夾下，可以打印任意方式的全引目錄，可以“檔案管理”、“文件管理”的任意字段進(jìn)行查詢(xún)以得到不同的統(tǒng)計(jì)結(jié)果；
當(dāng)選定子目錄時(shí)，列表區(qū)以圖形方式顯示出該子目錄的所有下級(jí)目錄；
組合表下，可以使用“高級(jí)查詢(xún)”功能形成下級(jí)無(wú)限分類(lèi)檢索夾，但不能新增記錄，更不能新建子目錄；
檢索夾：由“高級(jí)查詢(xún)”功能形成，它可反應(yīng)各種文件的分類(lèi)體系結(jié)構(gòu)。例如，系統(tǒng)默認(rèn)結(jié)構(gòu)中的“黨群工作、行政管理”文件夾。利用高級(jí)查詢(xún)功能，可以在任意子表或檢索表下形成無(wú)限多級(jí)的下級(jí)檢索夾。

目錄樹(shù)右鍵操作：鼠標(biāo)左鍵單擊目錄樹(shù)上欲操作的目錄夾，然后單擊鼠標(biāo)右鍵；或者直接用鼠標(biāo)右鍵單擊欲操作的目錄夾亦可；
列表區(qū)右鍵操作：鼠標(biāo)左鍵單擊列表區(qū)內(nèi)欲選定的文件記錄，然后單擊鼠標(biāo)右鍵；或者直接用鼠標(biāo)右鍵單擊欲選定的文件記錄亦可；
登記表單右鍵操作：在登記表單內(nèi)，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任意字段名稱(chēng)上方，再單擊鼠標(biāo)右鍵，登記表單右鍵快捷命令即可出現(xiàn)。

系統(tǒng)菜單用于對(duì)用戶(hù)及其安全性的設(shè)置。
單擊“系統(tǒng)”菜單，系統(tǒng)彈出如右圖所示菜單命令選項(xiàng)：
權(quán)限設(shè)置：用于增加或者刪除系統(tǒng)用戶(hù)，以及設(shè)置該用戶(hù)在本系統(tǒng)內(nèi)的操作權(quán)限。例如，可以設(shè)置用戶(hù)“AAA”進(jìn)入本系統(tǒng)后，只有查看、查詢(xún)文件目錄的權(quán)限，而沒(méi)有錄入、修改數(shù)據(jù)的權(quán)限。

修改口令：為安全起見(jiàn)，當(dāng)前用戶(hù)可修改自己在本系統(tǒng)中的口令。單擊“修改口令”命令，系統(tǒng)彈出“修改口令”窗口。在“舊口令”框中，輸入由系統(tǒng)管理員分配的口令，在“新口令”及“重復(fù)新口令”框中隨意輸入自己認(rèn)可的相同的口令，確認(rèn)，新口令即生效。
同時(shí)，用戶(hù)還可以為自己設(shè)置別名。在“別名”框中，輸入自己喜歡的別名代碼即可。輸入別名，確定時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)校驗(yàn)已有的別名，如果別名有重復(fù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示。如右圖：

重新進(jìn)入：用于不退出系統(tǒng)直接以別的用戶(hù)的身份進(jìn)入系統(tǒng)。

退出系統(tǒng)：用于退出本系統(tǒng)。

檔案管理
專(zhuān)用于對(duì)“案卷目錄”及其子數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄進(jìn)行已歸檔文件的排序、案卷排序、檔案轉(zhuǎn)存、檔案移交等管理。該菜單中的命令只對(duì)案卷級(jí)目錄有效，當(dāng)選定“案卷目錄”及其子數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，該菜單命令才會(huì)感應(yīng)出現(xiàn)。

借閱登記：用于檔案電子借閱與實(shí)體借閱的記錄。
檔案借閱歸還：用于檔案電子借閱與實(shí)體借閱的記錄的歸還。
案卷排序：用于對(duì)相同“目錄號(hào)”中的所有案卷進(jìn)行“案卷順序號(hào)”的重新排序。例如，文書(shū)檔案“1-17”號(hào)目錄中有1至100個(gè)案卷，需要將第20號(hào)案卷重新排為第10號(hào)案卷時(shí)，即可用此操作。
卷內(nèi)文件排序：用于對(duì)選定案卷目錄內(nèi)的卷內(nèi)文件進(jìn)行“卷內(nèi)順序號(hào)”排序。
歸檔文件排序：用于對(duì)選定檔案盒內(nèi)的歸檔文件進(jìn)行“件號(hào)”排序。
編制室件號(hào)：部門(mén)級(jí)專(zhuān)用。該功能即對(duì)室件號(hào)、也對(duì)館件號(hào)進(jìn)行排序。
編制館件號(hào)：檔案館（室）級(jí)專(zhuān)用。該功能僅對(duì)“館件號(hào)”進(jìn)行排序。
檔案移交：用于專(zhuān)職檔案員對(duì)已接收案卷的權(quán)限控制操作。網(wǎng)絡(luò)版用戶(hù)可使用此功能，適用于：各部門(mén)向檔案室移交檔案。操作方法：選定欲移交的案卷目錄，選擇“檔案移交”命令即可。使用過(guò)該命令的案卷目錄，沒(méi)有“專(zhuān)職檔案員”權(quán)限的用戶(hù)，無(wú)權(quán)限再修改此案卷，并對(duì)此案卷的所有卷內(nèi)文件也沒(méi)有修改權(quán)限。
案卷轉(zhuǎn)存：專(zhuān)用于將選定案卷及其卷內(nèi)文件同時(shí)另存到目標(biāo)存儲(chǔ)載體，并形成一個(gè)數(shù)據(jù)文件包。便于在本系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
案卷合并：專(zhuān)用于將目標(biāo)載體中的案卷及其卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)合并到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中。（前提：目標(biāo)載體中的數(shù)據(jù)必須是通過(guò)本系統(tǒng)中的“檔案轉(zhuǎn)存”命令形成的文件包）。

幫助
幫助：用于調(diào)閱在線(xiàn)幫助。
關(guān)于：用于查看本軟件的版權(quán)信息。
工具欄
包括通用、專(zhuān)用工具欄工具條按鈕兩大部分。
通用工具欄
新增：用于為選定數(shù)據(jù)庫(kù)增加新記錄。
修改：用于打開(kāi)選定記錄。
刪除記錄：用于對(duì)選定記錄進(jìn)行刪除操作。
原件：用于存放、顯示選定記錄的附屬電子原文。
打開(kāi)正文：用于打開(kāi)選定記錄的Word正文。
當(dāng)選定記錄有正文時(shí)，該按鈕可用。
排序：用于規(guī)范選定數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)在列表區(qū)中的固定顯示方式。例如，對(duì)文件級(jí)數(shù)據(jù)，可固定按文件日期的先后在列表顯示。
查詢(xún)：用于使用多個(gè)條件快速找到需要處理的一批文件。
高級(jí)查詢(xún)：用于對(duì)選定數(shù)據(jù)表使用一個(gè)或者多個(gè)條件篩選記錄。
組合查詢(xún)：用于將一組具有主從關(guān)系的數(shù)據(jù)庫(kù)組合起來(lái)，便于打印輸出或者統(tǒng)計(jì)。例如，“全引目錄”數(shù)據(jù)表便是“檔案管理”數(shù)據(jù)表與“文件管理”數(shù)據(jù)表進(jìn)行“組合查詢(xún)”的結(jié)果。
打印：用于對(duì)選定記錄或者選定數(shù)據(jù)表中的所有記錄進(jìn)行打印輸出操作。
回收站：工具欄里的回收站功能，提供對(duì)記錄的瀏覽、查詢(xún)、刪除、還原、批量還原、全部還原功能
刷新資料：用于刷新列表區(qū)記錄。

使用須知
使用本軟件時(shí)，有些操作是要按一定規(guī)范去做的，這樣才能保證整個(gè)系統(tǒng)協(xié)調(diào)一致，不致出現(xiàn)混亂，從而減少不必要的錯(cuò)誤發(fā)生。
?系統(tǒng)正式使用之前，必須首先設(shè)置常用部門(mén)代碼。
?系統(tǒng)中默認(rèn)的各級(jí)子目錄，如果確實(shí)需要?jiǎng)h除，刪除之前請(qǐng)事先咨詢(xún)我們。
?系統(tǒng)使用必須遵循的規(guī)則：
涉及表單 登記表單中必需有的字段 不能被隨意改名的字段
文件管理及其下級(jí)子表單 年度、部門(mén)、登記號(hào) 年度、部門(mén)、登記號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷順序號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、卷內(nèi)文件頁(yè)次、是否歸卷
檔案管理及其下級(jí)子表單 案卷目錄號(hào)、案卷順序號(hào)、檔號(hào) 案卷目錄號(hào)、案卷順序號(hào)、檔號(hào)
檔案管理及其下級(jí)子表單 案卷目錄號(hào)、案卷順序號(hào)、檔號(hào) 案卷目錄號(hào)、案卷順序號(hào)、檔號(hào)